Indennità di trasferte e rimborsi

La trasferta è uno spostamento temporaneo del lavoratore in una sede diversa da quella ove viene svolta abitualmente l’attività lavorativa. Per risarcirlo delle spese sostenute, il datore eroga al dipendente stesso un rimborso spese in denaro.
Trattamento fiscale delle spese di trasferta, vitto e alloggio per dipendenti
L’assoggettamento ai contributi previdenziali e l’imposizione fiscale di tali somme è differente a seconda del luogo in cui avviene lo spostamento:

  • all’interno del comune ove viene svolta abitualmente l’attività lavorativa: i rimborsi sono interamente tassati, tranne i rimborsi delle spese di trasporto purché documentate (quali biglietti autobus, metropolitana, taxi..);
  • al di fuori del territorio comunale: il regime fiscale delle trasferte è differente a seconda della modalità di rimborso scelta dal datore; esistono 3 tipologie:
    a) rimborso forfetario;
    b) rimborso analitico;
    c) rimborso misto.

Pertanto:

  • tutti i rimborsi spese ed eventuali indennità di trasferta devono essere relativi ad attività svolte fuori dal comune ove di regola viene resa la prestazione lavorativa;
  • tali rimborsi/indennità devono essere documentati e riferiti inequivocabilmente alla prestazione lavorativa (ad esempio nel sistema analitico non possono essere dedotte somme quali semplici scontrini del bar, etc … );
  • l’indennità di trasferta, entro i limiti sopra indicati o l’eventuale diverso limite previsto dal contratto collettivo , è strettamente legata al “disagio” sofferto dal dipendente e non al semplice spostamento fuori dal comune.
    E’ evidente, quindi, che un uso eccessivo di tali indennità, ancorché documentate, può far insorgere dubbi sul rispetto della normativa.
    Ricordiamo che, nel caso in cui le somme erogate a titolo di trasferta o di rimborso vengano “disconosciute” (quindi non ritenute veritiere), le stesse sarebbero, conseguentemente, totalmente assoggettate a contributi e ritenute.

Trasfertista
Inoltre, occorre porre particolare attenzione per quei dipendenti cui viene sistematicamente e assiduamente corrisposta un’indennità di trasferta.
In caso di verifiche ispettive, proprio in ragione dell’alta ricorrenza delle indennità in parola, tali soggetti potrebbero venire riqualificati come trasfertisti (ovvero lavoratori che non hanno un luogo di lavoro determinato) e non come semplici lavoratori inviati saltuariamente in trasferta.
Questo determinerebbe l’imponibilità nella misura del 50% delle indennità erogate a titolo di trasferta e la totale imponibilità dei rimborsi analitici, con evidenti e cospicui aggravi di costi (in aggiunta alle sanzioni formali per compilazione infedele del Libro Unico).

Infine, SI RICORDA CHE E’ OBBLIGATORIO REGISTRARE SUL LUL:

  • LE TRASFERTE EFFETTUATE DAL DIPENDENTE CON L’INDICAZIONE DEL GIORNO;
  • TUTTI I RIMBORSI RICONOSCIUTI AI DIPENDENTI, ANCHE SE EROGATI SOLO AL FINE DI RESTITUIRE UNA SOMMA DI DENARO ANTICIPATA DAL DIPEDENTE.
    Il regime sanzionatorio previsto in caso di infedele registrazione sul LUL può infatti trovare applicazione nei casi in cui la registrazione del dato risulti sostanzialmente non veritiera:
    • sia in ordine ai dati meramente quantitativi della stessa (es. differente retribuzione di fatto erogata o differente orario di lavoro/riposi effettivamente goduti);
    • sia nel caso in cui l’erogazione economica non trovi riscontro nella concreta esecuzione della prestazione – quindi nel caso in cui sia erogata una somma economica a titolo di trasferta o di rimborso senza che la trasferta sia mai stata effettuata o la spesa sia mai stata sostenuta.

Rimborso spese e uso dell’auto propria
Per quanto attiene al trattamento del rimborso delle spese laddove il dipendente usi la propria auto……..vi rimandiamo alla circolare che sarà pubblicata la prossima settimana.